Berufsbild des Kaufmanns für Büromanagement
Büro Jobs sind heute gefragt wie nie. Auf die Bewerber wartet eine verantwortungsvolle und vielschichtige Tätigkeit.
Datensätze sind auf ihre Korrektheit zu überprüfen. Rechnungen müssen verbucht werden. Vorgesetzte müssen sich ein Bild machen von der aktuellen Terminlage und die Telefondrähte laufen heiß. Der Computer streikt ohnehin schon wieder, weil Montag ist. Bei all diesen Impulsen die Nerven nicht zu verlieren und entspannt zu bleiben. Das ist die hohe Kunst der Kaufleute für Büromanagement.

Die Aufgaben der Kaufleute für Büromanagement erfordern zu ihrer Erledigung eine verknüpfende und ganzheitliche Denkpraxis. Ein Grundproblem von Staat und Wirtschaft ist die Menschen mit knappen Gütern versorgen zu müssen. Dessen planvolle Durchführung zwingt jede Arbeitsorganisation zur Mittelbeschaffung und deren zweckmäßiger Bindung. Modernen Dienstleistungsbetrieben fällt es zunehmend schwerer, sich an den Absatzmärkten zu behaupten. Die existenzsichernden Organisationsgrößen lauten Effizienz und Effektivität. Das alltägliche Geschäftsergebnis ist daher abhängig von einer lösungsorientierten und zeitsparenden Sachbearbeitung.

In diesem Beruf fallen so ziemlich alle denkbaren administrativen Aufgaben an. Die im Regelfall dreijährige Ausbildung vermittelt den Lehrlingen alle zur Ausübung des Berufs notwendigen fachtheoretischen und praktischen Kenntnisse. Die Absolventen einer kaufmännischen Fachschulausbildung haben stets gute Chancen in die engere Bewerberauswahl zu gelangen. Das Berufsbild der Kauffrau für Bürokommunikation setzt sich zusammen aus den Lehrgängen der Bürokauffrau, der Kauffrau für Bürokommunikation und der Fachangestellten für Bürokommunikation.

Ergänzende Tätigkeiten wie die elektronische Dokumentenpflege – wozu auch die Erstellung und Aktualisierung von Prioritätenlisten für Vorgesetzte gehört – Terminabstimmung und Sitzungsprotokollierung, sollten im Kern relativ zeitnah nach Ausbildungsbeginn in das Routine-Repertoire des Azubis einfließen.

Je nach Betriebsart handelt es sich um ein privatwirtschaftliches Unternehmen oder um eine öffentliche Dienststelle. Ganz ohne Gesetze geht es in keiner Arbeitsorganisation. Im kaufmännisch-gewerblichen Sektor beispielsweise müssen Kaufleute für Büromanagement die Rechtsnormen des Mahnwesens kennen und fallbezogen anwenden. Speziell in der Güterlogistik sorgt das Büromanagement für reibungslose Materialflüsse zwischen Herstellern und Käufern. Hierbei gilt es Standards der Lagerhaltung zu kennen und einzuhalten: Konditionen der Warenbeförderung, Ein- und Auslagerung von Gütern auf Europaletten, Erfassung von Warenbewegungen (Bestands- und Meldewesen), verschiedene Inventurmethoden und die Warenommissionierung.
Im Behördenalltag sind Vorschriften Dreh- und Angelpunkt der Arbeitsabläufe. Hier unterstützt das Büromanagement das Berufsbeamtentum in der Ausübung seiner hoheitlichen Pflichten. Das betrifft vorrangig das klären von Kompetenzen, die Aufstellung von Haushaltsplänen und die Pflege von Haushaltsüberwachungslisten. Im Bürgerkontakt besprechen Kaufleute für Büromanagement Antragsformulare. Die Bearbeitung der Anträge erfordert eine sorgfältige Prüfung der Angaben. Hierbei gilt es einschlägige Fristen und Termine zu ermitteln. Ein zentrales Tätigkeitsfeld ist die Mitwirkung am Erlass von Verwaltungsakten. Das Büromanagement muss hierbei auf die Einhaltung der Dienstwege achten.

Wie bei allen Jobs im Büro wird das anfallende Arbeitspensum vorrangig EDV-gesteuert erledigt. Die Bereitschaft und Fähigkeit sich in branchenspezifische Software einzuarbeiten sollte für die Absolventen selbstverständlich sein.

Das komplexe Aufgabenfeld der Kaufleute für Büromanagement erfordert Koordinationsgeschick und Flexibilität. Der Dienst am Kundenempfang und die Abfassung der Geschäftskorrespondenz verlangt Freude an der Kommunikation mit Menschen, ein gepflegtes Erscheinungsbild und stilvolle Umgangsformen.

Wie bei allen Büro Jobs ist kaufmännisches Wissen besonders im Beschaffungswesen von Bedeutung. Warenangebote müssen untereinander verglichen und auf ihren bestmöglichsten Geschäftsnutzen hin geprüft werden.
Im Personalwesen tätige Kaufleute für Büromanagement müssen Personalakten pflegen und ablegen. Hier ist insbesondere die Erfassung der Dienst- und Fehlzeiten von Mitarbeitern relevant. Sie tragen zur Entgeltabrechnung bei, unterstützen Personalchefs bei der Personalbedarfsplanung und -beschaffung. Zudem bereiten sie Dienstverträge vor.

Das Alleinstellungsmerkmal der Kaufleute für Büromanagement ist stets für einen reibungslosen Ablauf zwischen der Arbeitsorganisation und ihrem Adressaten(Kunden-)kreis zu sorgen. Das vollzieht sich an internen geschäftsmäßigen Schnittstellen. Dies verlangt von den Bewerbern die unerlässliche Bereitschaft selbständig zu arbeiten und den Aufgabenkreis eigenverantwortlich bewältigen zu können.

Von allen Jobs im Büro kann dieser Beruf in der Summe als der mit dem anspruchsvollsten Anforderungspotential bezeichnet werden. Er verlangt vom Bewerber die Rolle eines ‚Kümmerers‘ an betrieblichen Schnittstellen einzunehmen.